Organización Congresos

Un Nuevo Tiempo

Los Congresos y más concretamente los Congresos Científicos han ido sufriendo con el paso del tiempo una serie de evoluciones. Que han cambiado la forma de Trabajar de las las empresas Organizadoras Profesionales de  Congresos (OPC). La era digital, la comunicación 2.0, videostreaming son conceptos que han venido a quedarse. 

 

Cuando hablamos de un Congreso siempre nos viene en mente la organización del evento en si, lugar de celebración, catering, azafatas, imagen etc... Pero detrás de cada uno de los eventos hay mucho trabajo de "cocina" que nos permite conseguir que un congreso sea un éxito o no.

El pilar básico de un Congreso Científico debe ser sin lugar a dudas el interés académico del mismo, sin buenos ponentes y contenidos no existe el Congreso. El segundo pilar es la comunicación interna del propio evento, debemos llegar al máximo número de potenciales asistentes y facilitar su asistencia ( tanto en los propios precios de las inscripciones, como cuestiones logísticas tales como Hotel, desplazamiento a la sede del Congreso etc...). El tercer Pilar es la logística de los Ponentes, debemos facilitar con un buen departamento de logística y viajes que cualquier ponente del Mundo se sienta lo más cómodo posible.

Pero a todo ello en esta nueva era hay que añadirle  los siguientes conceptos:

La COMUNICACIÓN ( en mayúsculas ), nuestros congresos deben tener un departamento de comunicación especializado, que consiga "crear" noticias para los distintos públicos que va destinado un Congreso. En el área de la Salud debemos tener en cuenta que existen diferencias importantes tanto si nuestras noticias van dirigidas al publico en general como a Profesionales de la Salud. Igualmente importante es la creación de una estructura estable de comunicación en RRSS para difundir la información de nuestro Congreso.

 

El tratamiento de la INFORMACIÓN. Las nuevas tecnologías nos han facilitado el poder "explotar" el contenido científico de un evento a niveles impensables hace una década. Por ejemplo la posibilidad de emitir en directo todas las ponencias Videostreaming, multiplica no solo el impacto de la información científica sino las modalidades de congresistas ya sean presenciales u online que tienen unas necesidades distintas. Debemos de conseguir tener una respuesta confortable para cada una de las necesidades de nuestros congresistas independientemente de la tipología de los mismos.

 

Estos son solo alguno de los retos que las OPC se encuentra diariamente, debemos estar en la vanguardia o el futuro de nuestras empresas estará en el pasado.

 

 

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